Secretaresse

Einddatum
23/02/2020

Kom jij ons team versterken, breng jij een vleugje humor met je mee en kunnen wij bouwen op jou met jouw deskundigheid en lef? 

Afdelingsinformatie

De afdeling Support is onderdeel van de hoofdafdeling Port Development (PD). De afdeling draagt bij door ondersteuning te bieden aan lijnmanagement, afdeling(en) en projectteams. Zij zijn onder andere verantwoordelijk voor de (project-)administratieve werkzaamheden op het gebied van personeel en financiën (inkopen), documentbeheer, uitvoeren van configuratie- en kwaliteitsmanagement en het bieden van secretariële ondersteuning.

De afdeling PD heeft tot doelstelling het haven-en-industriecomplex efficiënt, veilig, flexibel en toekomstvast te ontwikkelen en vastgoed te beheren, door –  passend binnen de omgeving – vervoersstromen en bedrijfsvestigingen te accommoderen en de beschikbare grond optimaal te benutten.  Zo wil Port Development toegevoegde waarde in het haven-en-industriecomplex en financieel rendement voor het Havenbedrijf Rotterdam realiseren, conform de ambities uit de Havenvisie en het Ondernemingsplan. De afdeling Port Development is onderverdeeld in 7 lijnafdelingen. 

Wat ga je doen?

Hoe ziet de dag er voor jou uit? 

Jij werkt op de 10e etage samen met vier energieke collega's. Bij binnenkomst  neem je plaats op één van de flexplekken, waar je jouw laptop opstart. Op je scherm zie jij de agenda van jezelf en die van je manager van de afdeling Projects. Voor deze relatief zelfstandige manager beheer je zijn agenda en lees je zijn mailbox. Mails die je zelf kunt afhandelen, pak je gelijk op en zaken die hij moet lezen of zelf moet afhandelen, breng je onder zijn aandacht. Daarna is het tijd om je eigen inbox te bekijken en af te handelen. Je manager heeft een aantal acties doorgemaild, die aandacht behoeven. 
Naast ondersteuning van de manager Projects verricht je ook taken voor zijn afdeling, die verdeeld is in 8 clusters en 30 projectmanagers. Er wordt vandaag een afdelingsbijeenkomst verplaatst en er  volgt een afspraak met diverse externe partijen. Jij ziet in grote lijnen de knelpunten in de agenda’s van de collega’s en weet de externe partijen te verleiden om zich te schikken naar jouw voorkeursdata, aangezien er beperkte mogelijkheden zijn in de drukke bezette agenda’s van de managers. Voor deze bijeenkomsten boek je gepaste vergaderzalen met een scherm en eventueel een lunch voor het overleg met je externe stakeholders. In het FMIS systeem meld je de bezoekers aan voor de receptie.

11.00 uur: tijd voor een afstemmingsmoment met je manager. Wat fijn is aan jouw manager, is dat hij je de vrijheid geeft in de planning en het uitvoeren van je werkzaamheden. Dit komt omdat hij weet dat je betrouwbaar bent in je toezeggingen en kan vertrouwen op je deskundigheid. Hij waardeert het als jij initiatieven toont en zelfstandig al zaken hebt uitgezet. Hij staat open voor nieuwe ideeën, zeker als het werk hier nog efficiënter door wordt georganiseerd.. Ook laat hij een aantal afdelingstaken aan jou over. 
Uiteraard is humor en een fijne werksfeer belangrijk, wat een mooie balans is in de hectiek van de dag. Samen nemen jullie de urgente mails, die bij hem zijn binnengekomen, door en je brengt hem op de hoogte van de acties die je hebt uitgezet of zijn afgehandeld.  

Lunchtijd! Morgen heb je afgesproken om te lunchen met je collega’s op de 1e etage, vandaag ga je sporten op de 5e etage, waar zich het sportcentrum bevindt met een geweldig uitzicht over de Rotterdamse haven.

Terug op je werkplek ga je aan de slag met binnengekomen facturen, prestatieverklaringen en de controle op tijdschrijven van de ingehuurde externen. Je boekt de prestatieverklaring van de inhuurkrachten in SAP. Dagelijks controleer je binnenkomende facturen in Esize en controleert en keurt  je manager de facturen digitaal goedaan de hand van jouw onderbouwing. Ook ondersteun je een aantal projecten op administratieve basis en maak je op verzoek van de projectmanager inkopen aan, controleer je prestatieverklaringen en regel je de verdere afhandeling van de factuur met de leverancier.

Er staat volgende maand een opleiding Adaptive Leadership gepland voor de projectmanagers van de afdeling Projects, hier heb je de afgelopen periode al alles voor georganiseerd. Vandaag heb je nog even contact met het opleidingsinstituut over hoe het programma eruit gaat zien, zodat je aan de door jouw geboekte externe locatie de laatste details door kunt geven. Als laatste actie voor vandaag neem je de mail van de manager nog door en dan is om 17.15 uur de dag voorbij gevlogen. Veel zaken zijn afgehandeld op een paar taken na, maar morgen is er weer een nieuwe dag! 
 

Wat vragen wij van jou?

HBO werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar relevante werkervaring met (project-)managementondersteuning. 
Kennis van de geautomatiseerde informatiesystemen MS Office, ervaring met Sharepoint en ervaring met administratieve werkzaamheden, waar ervaring met SAP een pré is.
Goede beheersing van de Nederlandse taal is een must, de Engelse taal zowel mondeling als schriftelijk is een pré.
Fulltime beschikbaar.
 

Wat bieden we jou?

Het team Support hecht veel waarde aan samenwerking, een gemotiveerde werkhouding en inventieve betrokkenheid. Er heerst een informele sfeer en de communicatie is open. De afdeling heeft oog voor ontwikkeling en bouwt deze samen verder uit. Wij garanderen je een afwisselende functie, waarin je dagelijks op een positieve wijze opnieuw uitgedaagd zal worden en je te allen tijde een helpende hand wordt toegereikt. 

Het startsalaris bedraagt maximaal  € 2.999,- (op basis van 36-urige werkweek) en is uiteraard afhankelijk van opleiding en ervaring. Bij goed functioneren is er in de toekomst ruimte voor financiële groei.   

Je begint met een jaarcontract en hebt uitzicht op een vaste aanstelling.
Wij kennen een uitgebreid arbeidsvoorwaardenpakket met o.a. een 36-urige werkweek (fulltime), een persoonlijk keuzebudget van 19,6%; (opgebouwd uit vakantietoelage (8%), dertiende maand (8,33%), vitaliteitsbijdrage (2,3%) en een extra budget van (0,97%). Dit opgebouwde budget kun je tussentijds (gedeeltelijk) laten uitkeren en/of inzetten om een fiets te kopen, extra pensioenstortingen bij het ABP te doen, extra verlofuren aan te kopen, opleidingskosten (t.b.v. verbetering arbeidsmarktpositie) of loopbaanadvies fiscaal vriendelijk te verrekenen.
Daarnaast hebben we een intern sportcentrum en pensioenopbouw via het Pensioenfonds ABP (Havenbedrijf Rotterdam kent een middelloon-stelsel, waarbij zo'n 70% van de premie door de werkgever wordt vergoed).
 

Contactinformatie

Wendy Gardenier, teamleider Support, 010 – 252 1625

Als je aan de functie-eisen voldoet en je bent in deze uitdagende functie geïnteresseerd, solliciteer dan voor de sluitingsdatum op 23 februari.

Het Havenbedrijf Rotterdam gelooft in diversiteit en inclusiviteit en handelt hier naar.

Ben je na het lezen van bovenstaande vacature enthousiast geworden, reageren kan via de sollicitatiebutton. Omdat wij veel waarde hechten aan het naleven van de privacy wetgeving, nemen wij alleen sollicitaties via deze website in behandeling

 

Interesse?

Voldoe je aan de functie-eisen, dan ontvangen we graag je uitgebreide motivatiebrief en CV.

Solliciteer direct

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.

Carrière bij het Havenbedrijf Rotterdam?

Het Havenbedrijf Rotterdam heeft de ambitie om de haven uit te laten groeien tot de beste en duurzaamste ter wereld. Wij zoeken mensen die daaraan willen bijdragen en die - samen met collega’s - het beste uit zichzelf willen halen. Mensen die vandaag willen werken aan de haven van morgen. Come. Grow. Go. Make It Happen.

Mensen met de juiste mentaliteit en persoonlijkheid bieden wij een werkomgeving die net zo professioneel en ambitieus is als collegiaal. Benieuwd of wij bij jou passen? Doe de test.

Choose your language

The page is not available in chosen language.

Go to the front page