Digitalisering douaneprocessen succesvol
Doorlooptijden met 30% verkort
Leestijd: 6 minuten
Sinds 2021 werken Havenbedrijf Rotterdam, de Douane, GroentenFruit Huis en Portbase samen aan verdere digitalisering van douaneprocessen om controles van (reefer)containers efficiënter en veiliger te laten verlopen. Met als gewenst resultaat: wachttijden reduceren en onnodige kosten voorkomen. Welke stappen zijn sindsdien gezet? Welke lessen hebben de ketenpartners geleerd? En wat zit er nog meer in het vat?
Het aantal reefercontainers dat via de Rotterdamse haven wordt verscheept, groeit al jaren gestaag. Momenteel is één op de zeven containers die in Rotterdam wordt afgehandeld een reefercontainer. Verwacht wordt, dat dit aantal verder zal stijgen. “Zeker voor tropisch fruit zien we een sterke toename. Maar ook voor andere sectoren wordt de reefercontainer als gevolg van de stijgende temperaturen steeds meer ingezet”, constateert het Havenbedrijf Rotterdam. Oplopende wachttijden en extra kosten zijn een direct gevolg van het groeiend aantal te scannen containers.
Hightech-douanescan
Alle grote containerterminals op de Maasvlakte in Rotterdam beschikken inmiddels over een hightech-douanescan op hun eigen terrein. De Douane analyseert de beelden van de containerinhoud op afstand 24/7. Containers hoeven daardoor niet van het terrein af of onnodig te worden geopend en zijn in 95% van de gevallen binnen 36 uur na lossing weer vrijgegeven. ''Dit is één van de eerste kwantificeerbare resultaten van onze gezamenlijke inzet'', concludeert de Douane.
Fraaie resultaten
Ladingeigenaren en eindklanten profiteren logischerwijs het meest van de toegenomen digitalisering. Verladers geven aan dat doorlooptijden in het inspectieproces aanmerkelijk korter zijn. "Bijna alle excessen, zoals containers die langer dan 5 dagen stilstaan, zijn uit het systeem gehaald. We zien een afname van de doorlooptijd van meer dan 30%, met name door het afnemen van deze excessen. En de Douane krijgt aanzienlijk minder klachten, tot wel 80% minder”, weten de Douane en het Havenbedrijf. Klachten die uiteindelijk óók weer tijd kosten om te verwerken.
“Het minimaliseren van wacht- en doorlooptijden was voor ons één van de belangrijkste redenen om mee te doen aan dit project”, geeft het GroentenFruit Huis aan. De leden voelen dagelijks dat het aantal probleemgevallen met douaneprocessen merkbaar verminderd is. “Als er iets fout gaat, hoor je het sowieso. Waar we voorheen vaak twee keer per week werden gebeld, horen we nu nauwelijks nog klachten.” Kortom, fraaie resultaten. “Maar we zijn er nog niet”, vervolgt het GroentenFruit Huis. “Zeker met de beoogde toename in het aantal reefercontainers of bij meer inspecties als gevolg van een aangescherpt beleid, neemt vervolgens de discussie toe of de aanpak volstaat. Een constructieve definiëring van korte- en langtermijnzaken is een logische vervolgstap.”
Voorkomen voedselverspilling
Natuurlijk gaat het om economische waarde, maar er speelt meer volgens het GroentenFruit Huis dat staat voor de belangen van bedrijven die actief zijn in de afzet van groenten en fruit. “Zeker ook gezien het groeiend duurzaamheidsbewustzijn ligt meer en meer focus op het voorkomen van voedselverspilling. Niemand wil voedsel weggooien. De laatste jaren is daarom de behoefte aan snellere inspecties, minimale wachttijden en minder verstoringen toegenomen. Daar komt in het geval van groente en fruit bij dat de regels voor de productie alleen maar strenger worden. Er mogen minder gewasbeschermingsmiddelen worden gebruikt, waardoor de producten alleen maar kwetsbaarder worden.
Communicatie en veiligheid bepalend
Naast economische waarde en duurzaamheid is ook de veiligheid rondom het afhandelen van (reefer)containers uit Zuid-Amerika de laatste jaren een toenemend probleem geworden. Als gevolg van drugssmokkel en ondermijnende criminaliteit worden logistieke processen verstoord. Digitalisering van de douaneprocessen helpt bij het minimaliseren van wachttijden, verhoogt de ketenefficiëntie en de veiligheid. De onderlinge afstemming en uitwisseling van informatie verloopt in Rotterdam efficiënt en eenvoudig via het Port Community Systeem (PCS) van Portbase. Zo wordt datafraude tegen gegaan en wordt het illegaal oppikken van (drugs)containers bemoeilijkt. Daarbij is het belangrijk te beseffen dat het gaat om een samenspel tussen Douane, cargadoors, terminals, rederijen, transporteurs en andere betrokken ketenpartners. De communicatie tussen de betrokken partijen bepaalt grotendeels de efficiëntie en de veiligheid van het totale controleproces. Zeker bij reefercontainers, met vaak beperkt houdbare goederen, is dat cruciaal.
Wachttijden korter
Douanecontroles werden al digitaal aangemeld via het Inspectieportaal op het Port Community Systeem van Portbase. Door die aanmeldingen – met toestemming van de cargadoors – ook digitaal aan te melden bij de transporteur worden doorlooptijden gereduceerd en processen veiliger en minder foutgevoelig gemaakt. Zeker als er een weekend tussen zit, kan de tijdwinst groot zijn. De transporteur hoeft immers niet meer te wachten op de opdracht van de cargadoor voordat een transport wordt ingepland. “Voorheen werden die meldingen handmatig ingevoerd en doorgegeven via bijvoorbeeld mail. Als een controlemelding op vrijdagavond werd gedaan, werd deze soms pas maandagochtend opgepakt. Dan stond een container dus al 3 dagen stil. Nu worden de meldingen direct op de planning gezet en worden wachttijden korter en processen veiliger. Bovendien worden voedselverspillingen voorkomen”, aldus het Havenbedrijf Rotterdam.
Begrip voor elkaar
“Doel van het project is en blijft echter procesoptimalisatie”, benadrukken de samenwerkende partijen. Sinds de start van het project zijn hierin aanzienlijke stappen gemaakt. “Afhankelijk van wat er speelt, wordt 6 tot 8 keer per jaar fysiek overlegd. “Je merkt dat daardoor meer begrip ontstaat voor elkaars situatie. Dat helpt absoluut”, aldus de Douane. “We blijven verschillende entiteiten, maar we hebben een gezamenlijk doel: een zo efficiënt mogelijke keten, met minimale kosten en minimaal oponthoud. Om dat doel te bereiken zijn we in hoge mate afhankelijk van elkaar.”
Het begrip voor elkaars situatie is de belangrijkste les tot nu toe: “Als Douane willen we de containers die hier in de haven binnenkomen natuurlijk goed en snel controleren. Maar we blijven een uitvoerende instantie."
“Het is heel makkelijk om naar een ander te wijzen als er iets misgaat, maar in de praktijk liggen zaken toch vaak net anders. Goede communicatie verschaft inzicht en maakt het belang van samenwerking duidelijk. Een goede onderlinge samenwerking is veel belangrijker dan het eigen belang van een schakel in de hele keten. Gezamenlijke vooruitgang; dat moet het doel zijn”, voegt het GroentenFruit huis toe.
Douane-dashboard
Minstens zo belangrijk is dat er, dankzij de verbeterde samenwerking en de verdere digitalisering van processen, meer data beschikbaar is. Data, die wordt gebruikt om beter inzicht te bieden. Verder is de data-uitwisseling sterk verbeterd. Daardoor worden pijnpunten vroegtijdig gesignaleerd en kan er proactief worden gereageerd.
Er kunnen nu zelfs voorspellingen worden gedeeld op basis van historische data. Ook kunnen pijnpunten beter worden onderbouwd, bijvoorbeeld via digitale tools als het Douane-dashboard, dat sinds het begin van dit jaar draait en waarin de kortere doorlooptijden zichtbaar zijn. “Dat dashboard is het resultaat van een data-gedreven samenwerking tussen de Douane en het Havenbedrijf, waarbij data wordt uitgewisseld, geanalyseerd en omgezet in businesswaarde. Een heel belangrijke stap, want pas als iets businesswaarde heeft, kun je er op sturen”, voegt het Havenbedrijf toe.
Voordelen voor alle partijen
De verdere digitalisering en verbeterde samenwerking levert voordelen op voor alle partijen. Zo hebben de Douane en de terminals meer inzicht in de capaciteiten, waardoor inspectieprocessen beter kunnen worden ingepland en efficiënter verlopen.
Ook het invullen van de digitale douanedocumenten verloopt beter. “Maar er is zeker nog ruimte voor verdere verbetering”, aldus de Douane. “We zien dat er nog steeds documenten niet gedetailleerd genoeg worden ingevuld, omdat het vaak om concurrentiegevoelige informatie gaat. Logisch, dat niet iedereen die informatie wil delen, maar het zou de controles zeker nóg efficiënter maken als dat wél gebeurt.”
Meer in het vat
De partijen gaan uiteraard door met de data-gedreven aanpak en blijven kritisch kijken naar de verschillende processen in Rotterdam. Een vervolgstap kan zijn om in de hele keten prioriteit toe te kennen aan reeferinspecties. Wordt vervolgd.